Compliance

mit System

Compliance

Compliance – regelkonformes Verhalten – ist ein integraler Bestandteil moderner und verantwortungsbewusster Unternehmensführung und schon lange nicht mehr nur ein Thema für Großkonzerne.

Denn die Verantwortung für die Schaffung, Aufrechterhaltung und Überwachung eines angemessenen Compliance-Management-Systems zur Erfüllung der Compliance-Anforderungen obliegt jedem Unternehmen. Gleich welcher Größe. Kommt die Leitungsebene dieser Verpflichtung nicht nach, drohen Reputationsschäden, Schadensersatzforderungen sowie ein Bußgeld in Millionenhöhe. So sieht es auch der Gesetzgeber, was sich in seinem aktuellen Gesetzesvorhaben (Referentenentwurf zum Verbandsanktionengesetz) manifestiert.

Unsere Compliance-Beratung zielt darauf, Mandanten eine hinreichende Sicherheit vor behördlicher Verfolgung zu bieten, ohne dabei das unternehmerische Handeln durch eine Vielzahl von

Reglementierungen zu sehr zu behindern. Unser Ziel: Schaffung eines passgenauen und angemessenen Compliance-Management-Systems, ohne zu überfrachten.

Aufgrund unserer besonderen Expertise und Erfahrung im Bereich Compliance können wir Lösungen anbieten, die pragmatisch und effizient sind und unsere Mandanten in die Lage versetzen, ihr Compliance-System in Zukunft weitgehend, ohne die Hilfe externer Berater zu evaluieren und anzupassen. Von der Compliance-Risikoanalyse (CRA) bis zu den passenden Compliance-Mechanismen. Es entsteht ein lernendes, selbstreferenzielles System, das keiner weiteren Unterstützung von außen bedarf.

Compliance Management Systeme

Das Compliance-Management-System – CMS – umfasst sämtliche Maßnahmen, Strukturen, Prozesse und Regelwerke, die dazu dienen, ein regelkonformes Verhalten im Unternehmen herzustellen. Also ein regelwidriges Verhalten präventiv zu verhindern. Entscheidend ist, dass ein systematisches Compliance-System im Unternehmen existiert. Dabei müssen die einzelnen Compliance-Komponenten wie Zahnräder ineinandergreifen und ein in sich geschlossenes System bilden. Das Compliance-Management-System sollte als lebendiges Gebilde verstanden werden. Ein System, dass Strukturen schafft, überwacht und aktiv auf Veränderungen reagiert.

Maßgeblich ist, dass das CMS auf die Bedürfnisse des Unternehmens eingeht: Nicht überfrachtet, Wirtschaftlichkeit des Unternehmens gewährleistet und gleichzeitig die Grundlage für eine Sicherheit vor behördlicher Verfolgung schafft. Unsere Motivation ist stets effiziente, praxistaugliche Lösungen zu finden, um dem Mandanteninteresse gerecht zu werden.

Wir verfügen über die notwendige Erfahrung und Expertise, um dieser Motivation zu entsprechen.

Hinweis­geber­system

Rechtswidriges Fehlverhalten in Unternehmen und Behörden wird häufig erst durch Hinweise von Whistleblowern bekannt. Ein Hinweisgebersystem – sehr unterschiedlicher Qualität – gehört mittlerweile zum guten Ton in vielen Unternehmen. Es ist Teil der Sensorik, die Grundlage eines jeden Compliance Systems bildet. Betroffene Unternehmen haben mit einem solchen System die Chance, Straftaten frühzeitig zu erkennen, sie ggfs. abzuwenden oder zumindest wirtschaftliche Schäden weitgehend zu minimieren.

Hinweisgebersysteme können sehr unterschiedlich ausgestaltet sein. Die Varianten reichen vom einfachen physischen Briefkasten (allerdings wenig sinnvoll), über anonyme Telefonhotlines bis hin zu ausgereiften anonymen elektronischen Lösungen (E-Mailsystem oder elektronisches Hinweisgebersystem), sodass ggf. sogar mit dem Hinweisgeber kommuniziert werden kann. Die Gewährleistung und der Schutz des Hinweisgebers spielen dabei – nicht erst seit Edward Snowden – eine besondere Rolle. Alle gängigen Varianten eines Whistleblowings bietet PARK.Compliance an.

Denn nur wenn die Anonymität des Hinweisgebers garantiert ist, ist gewährleistet, dass jeder Hinweis – ohne zu zögern – weitergegeben wird. Ein Sicherheitsgefühl für den Hinweisgeber kann auch dadurch geschaffen werden, dass eine sog. Ombudsperson (ein externer Dritter – meist ein Rechtsanwalt) bestimmt wird. Hinweise können so in einem vertrauensvollen Umfeld weitergegeben werden.

Das Thema Hinweisgebersystem sowie Schutz des Hinweisgebers wird zukünftig stark an Bedeutung gewinnen. Bis Ende 2021 steht die Umsetzung der europäischen Hinweisgeberrichtlinie bevor.

Wir helfen Ihnen dabei gerne. Sprechen Sie uns jetzt an!

Interne Unter­suchungen

Sollte ein Regelverstoß im Unternehmen vermutet werden, liegt zunächst eine interne Aufarbeitung (sog. Interne Untersuchung) nahe, die etwaige Verstöße ohne Öffentlichkeit und Behördenbeteiligung prüft. Dabei hat das Thema Interne Untersuchungen gerade in den letzten Jahren – insbesondere im Rahmen der sog. Diesel-Affäre – enorm an Bedeutung gewonnen. Die methodische Aufbereitung des Sachverhaltes, stellt die Beteiligten im Unternehmen vor große Herausforderungen.

Dies hat auch der Gesetzgeber erkannt und versucht durch seine aktuelle Gesetzesinitiative (Referentenentwurf Verbandssanktionengesetz) einen Rahmen für die Internen Untersuchungen zu schaffen. Gleichzeitig wird die bereits gelebte Praxis kodifiziert und bestimmt, dass die Förderung des Ermittlungsverfahrens durch eine interne Untersuchung erheblich strafmildernd berücksichtigt wird.

Wir begleiten Unternehmen deshalb im Rahmen von Compliance-Untersuchungen, auch bei Internen Untersuchungen.

Compliance-Expertise

Methode

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Die Analyse

Aufgrund des PARK.Standardmodells erfassen wir Ihre internationalen Unternehmensprozesse und bewerten die hinter ihnen stehenden Compliance-Risiken. Dabei verwenden wir unsere elektronischen Erfassungstools (PARK.umfrage). Sie erhalten einen Link und geben die abgefragten Informationen sehr einfach in unsere Maske ein. Wir kommen mit einer ersten Zwischenbewertung auf Sie zu und führen dann noch Interviews mit einigen Schlüsselmitarbeitern im Unternehmen. Die Analyse ist zumeist der aufwändigste Teil der Compliance-Arbeit. Wir machen ihn für Sie so leicht wie möglich. Am Ende des Prozesses kennen Sie nicht nur Ihre Compliance-Risiken, sondern auch den Reifegrad Ihres Compliance-Systems.

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Die Visualisierung (Live-Mapping)

Nach der Erfassung der Unternehmensprozesse können wir eine Compliance-Prozesslandkarte erstellen, die Ihr bestehendes Compliance-System abbildet. Das können wir dann mit dem auf Ihre Risikolage optimierte PARK.Standardmodell abgleichen und auf diese Weise sehr einfach Lücken oder Überregulierung aufdecken.

Die Prozesslandkarte kann dann bei Bedarf in ein Live-Mapping umgewandelt werden, das dem Compliance-Officer stets ein aktuelles Bild von der Umsetzung der Compliance-Maßnahmen in allen Tochtergesellschaften gibt. Hier lehnen wir uns an die ISO 37301:2021 an, um, wenn gewünscht, ein Benchmarking mit anderen Unternehmen zu erreichen.

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Die Optimierung

Anhand der Compliance-Prozesslandkarte werden in einem Workshop gemeinsam mit Ihnen die sinnvollen Optimierungen Ihres Compliance-Systems erarbeitet. Auf diese Weise können nicht nur Compliance-Risiken minimiert, sondern auch Redundanzen abgebaut werden. Das Ziel ist, dass Sie ein Compliance-System erhalten, das sich nahtlos in Ihre Abläufe einfügt und das Sie bei der wertschöpfenden Arbeit so wenig wie möglich bemerken.

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Anwendungshilfen

Wir stehen Ihnen auch bei der Umsetzung zur Seite, indem wir Ihnen helfen, die richtigen Compliance-Mechanismen für Sie zu bauen. Die Arbeit umfasst dabei mehr als das bloße Schreiben oder Überprüfen von Richtlinien (PARK.Richtliniengenerator). Wir unterstützen Sie beim strategischen Aufbau der Compliance-Organisation, auch international, und stellen Ihnen unsere PARK.Toolbox zur Verfügung, mit der Mitarbeiter einfache Geschäftsentscheidungen selbst prüfen können (etwa zu Geldwäscheverdachtsanzeigen oder der Beurteilung von Scheinselbständigkeit und Korruptionsrelevanz).

News

Kernbestandteil eines CMS ist ein funktionierendes Hinweisgebersystem. Sowohl das Lieferkettengesetz als auch der jüngst veröffentlichte Referentenentwurf eines Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG-E) stellen konkrete Anforderungen an die Einrichtung eines Hinweisgebersystems bzw. Beschwerdemanagements. Tobias Eggers und Joshua Pawel haben die Unterschiede und Gemeinsamkeiten des Lieferkettengesetzes und HinSchG-E herausgearbeitet und gegenübergestellt.

Der Referentenentwurf des HSchG ist verarbeitet. Hier ein paar erste Hinweise für den Mittelstand.

Die Bewertung von Compliance-Risiken ist nicht einfach und das Lieferkettengesetz stellt hier neue Anforderungen. Dr. Tobias Eggers und Joshua Pawel LL.M. haben die wesentlichen Punkte einmal zusammengestellt.

Dieser Frage hat sich das FG Münster in einem kürzlich ergangenen Beschluss (FG Münster, Beschluss vom 27. Dezember 2021 – 5 V 2705/21 U) gewidmet. Die Antragstellerin, eine Spielhallenbetreiberin, machte bei Abgabe ihrer Umsatzsteuervoranmeldung für August 2021 geltend, die Glücksspielumsätze seien gemäß Art. 135 Richtlinie 2006/112/EG des Rates vom 28.11.2006 über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem (MwStSystRL) steuerfrei. Das Finanzamt setzte gleichwohl eine Umsatzsteuervorauszahlung fest und versagte die im Einspruchsverfahren begehrte Aussetzung der Vollziehung.

Das FG Münster gab dem Antrag auf Aussetzung der Vollziehung statt. Es bestünden ernstliche Zweifel an der Rechtmäßigkeit des streitgegenständlichen Umsatzsteuervorauszahlungsbescheids. Die Antragstellerin könne sich unmittelbar auf Art. 135 Abs. 1 lit. i MwStSystRL berufen. Hiernach seien die Veranstaltung oder der Betrieb von Glücksspielen und Glücksspielgeräten grundsätzlich von der Mehrwertsteuer zu befreien, wobei den Mitgliedsstaaten die Zuständigkeit verbleibe, Bedingungen und Grenzen dieser Befreiung festzulegen. Hierbei müsse jedoch der Grundsatz der steuerlichen Neutralität gewahrt werden. Gerade diesen Grundsatz sah das Gericht – nach summarischer Prüfung – als verletzt an. Als Begründung führte es an, virtuelle Geldspielumsätze würden von der Umsatzsteuer befreit, wohingegen sogenannte terrestrische Geldspielumsätze, d. h. solche bei denen die Spieler in den Spielhallen körperlich anwesend sind, umsatzsteuerpflichtig seien.

Nach der Rechtsprechung des EuGHs verbiete es der Grundsatz der steuerlichen Neutralität indes, gleichartige und daher miteinander in Wettbewerb stehende Waren oder Dienstleistung hinsichtlich der Mehrwertsteuer unterschiedlich zu behandeln. Ob Gegenstände oder Dienstleistungen gleichartig seien, bestimme sich dabei zuvorderst aus der Sicht eines Durchschnittsverbrauchers. Für diesen komme es auf das Spielerlebnis und den erzielbaren Gewinn an. Es spiele für den Durchschnittsverbraucher hingegen keine Rolle, ob er virtuell oder vor Ort in einer Spielhalle spiele. Die vom deutschen Gesetzgeber im Gesetzgebungsverfahren erörterten Unterschiede im Hinblick auf die ordnungsrechtlichen Rahmenbedingungen der verschiedenen Geldspielangebote seien nach der EuGH-Rechtsprechung unerheblich.

Das FG Münster hat wegen der grundsätzlichen Bedeutung der Rechtssache die Beschwerde zum Bundesfinanzhof zugelassen. Bislang ist nicht ersichtlich, ob diese bereits eingelegt wurde.

Über die Entwicklung in dieser Angelegenheit halten wir Sie unterrichtet.

 

Fabian van Cleve

*Unternehmenskäufe und Fusionen*. Ist das Zielunternehmen sauber? Welche Compliance-Risiken kaufen wir mit ein? Wie eine Compliance Due Diligence abläuft, sieht man hier

Vier Jahre nach seiner Einführung, soll Sapin II, das wesentliche Antikorruptionsgesetz in Frankreich, nunmehr noch einmal deutlich umgestaltet werden. Am 19. Oktober 2021 wurde ein Gesetzesentwurf vorgelegt (Gauvain-Marleix), der es in sich hat. Die wichtigsten Punkte für deutsche Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen nach Frankreich haben:

Compliance-Untersuchungen werden teuer, wenn man die Projektsteuerung nicht beherrscht. Unser  PARK.Steuerungsmodell ist dem  klassischen Projektmanagement entlehnt. Es ist nicht NUR Jura!

Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Musikinstrumente so teuer sind?

Ab dem 01.08.2021 gilt die Meldefiktion nicht mehr. Das Transparenzregister wird zum Vollregister. In der praktischen Umsetzung der Eintragungen kommt es aber immer wieder zu Problemen. Eine Übersicht unseres Partners Dr. Tobias Eggers...

Die Vorschläge der Kommission zur Geldwäschebekämpfung als Übersicht. Im Wesentlichen geht es um vier Regelwerke. Parlament und Rat müssen die Vorschläge nun erörtern. Ziel: Operabilität der Vorschläge ab 2024.

Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht hat am 08.06.2021 ihre Auslegungs- und Anwendungshinweise („AuA“) – Besonderer Teil für Kreditinstitute – zum Geldwäschegesetzes veröffentlicht. Rechtsanwalt Dr. Marius Haak stellt in seinem Beitrag die wesentlichen Auswirkungen der AuA auf Kreditinstitute dar. Diese sollten kurzfristig eine den Inhalt der AuA berücksichtigende Risikoanalyse vornehmen und prüfen, ob Handlungsbedarf für ihre Geldwäsche-Compliance besteht.

Nach einigem Hin und Her tritt am 1.1.2023 das Lieferkettengesetz in Kraft. Dr. Tobias Eggers gibt einen Überblick über die Kerninhalte.

Partner und RA Dr. Tobias Eggers nimmt in seinem Artikel eine Einordnung des neuen Compliance Standards ISO 37301 vor. Was kann der Standard leisten und was bedeutet er für deutsche Unternehmen?

Vor rund einem Monat, am 25. März 2021, nahm das Bundeskartellamt das elektronische Wettbewerbsregister in Betrieb. Neben einem kurzen Überblick über Zweck und Inhalt des Registers erläutert Pieter Wiepjes mögliche Handlungsoptionen für Unternehmen. Sofern eine Eintragung beabsichtigt wird, sollte zunächst zügig gehandelt werden.“

Änderung des Geldwäschetatbestands (Pressemitteilung Bundesregierung v. 11.02.2021). All-Crimes-Ansatz, Leichtfertigkeit und geplante Änderung des Transparenzregisters. Dr. Tobias Eggers erklärt, was auf die Compliance-Abteilung von Unternehmen zukommt…

Luxemburg gilt nach wie vor als Steuerparadies. Das vom Großherzogtum für mehr Transparenz eingeführte Firmenregister scheint gescheitert. Denn die darin enthaltenen Daten sollen offensichtlich falsch sein. Jetzt ermittelt die Staatsanwaltschaft in tausenden Fällen. Aber liegt tatsächlich eine illegale Steuerhinterziehung vor, fragt Rechtsanwalt Dr. Malte Cordes in einem Kurzbeitrag.

Um den Strafrisiken Herr zu werden, bedienen sich viele Unternehmen sogenannter Kataster. Oft sind diese jedoch unvollständig und nicht besonders hilfreich, will man Unsicherheiten oder gar widerrechtliche Vorgänge in den Geschäftsprozessen ausräumen. Dr. Tobias Eggers hat ein praktisches Risikokataster zur Bekämpfung der Geldwäsche im Bereich Güterhandel erarbeitet.

Um gravierende Fälle organisierter Wirtschaftskriminalität bei der Steuerhinterziehung besser sanktionieren zu können, soll §370 Abs. 3 S. 2 Nr. 5 AO auf alle Steuerarten ausgeweitet werden. Unternehmen können mit dieser Änderung sehr viel leichter in den Verdacht der bandenmäßigen Tatbegehung geraten. Warum und welche präventiven Maßnahmen in Unternehmen ergriffen werden sollten, schreibt Ulf Reuker, Partner bei PARK Wirtschaftsstrafrecht in seinem Beitrag.

Die Abgabenordnung normiert die Pflicht, unrichtige bzw. unvollständige Steuererklärungen gegenüber den Finanzbehörden unverzüglich anzuzeigen und die erforderliche Richtigstellung vorzunehmen (§ 153 Abs. 1 der Abgabenordnung). Aber was meint überhaupt „unverzüglich“? Zwei Wochen, einen Monat, sechs Monate? Erstreckt sich das Merkmal der „Unverzüglichkeit“ ausschließlich auf die Anzeige oder auch auf die Berichtigung? Und was geschieht, wenn der Steuerpflichtige eine Korrektur unterlässt?

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