Compliance

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Compliance

Compliance – regelkonformes Verhalten – ist ein integraler Bestandteil moderner und verantwortungsbewusster Unternehmensführung und schon lange nicht mehr nur ein Thema für Großkonzerne.

Denn die Verantwortung für die Schaffung, Aufrechterhaltung und Überwachung eines angemessenen Compliance-Management-Systems zur Erfüllung der Compliance-Anforderungen obliegt jedem Unternehmen. Gleich welcher Größe. Kommt die Leitungsebene dieser Verpflichtung nicht nach, drohen Reputationsschäden, Schadensersatzforderungen sowie ein Bußgeld in Millionenhöhe. So sieht es auch der Gesetzgeber, was sich in seinem aktuellen Gesetzesvorhaben (Referentenentwurf zum Verbandsanktionengesetz) manifestiert.

Unsere Compliance-Beratung zielt darauf, Mandanten eine hinreichende Sicherheit vor behördlicher Verfolgung zu bieten, ohne dabei das unternehmerische Handeln durch eine Vielzahl von

Reglementierungen zu sehr zu behindern. Unser Ziel: Schaffung eines passgenauen und angemessenen Compliance-Management-Systems, ohne zu überfrachten.

Aufgrund unserer besonderen Expertise und Erfahrung im Bereich Compliance können wir Lösungen anbieten, die pragmatisch und effizient sind und unsere Mandanten in die Lage versetzen, ihr Compliance-System in Zukunft weitgehend, ohne die Hilfe externer Berater zu evaluieren und anzupassen. Von der Compliance-Risikoanalyse (CRA) bis zu den passenden Compliance-Mechanismen. Es entsteht ein lernendes, selbstreferenzielles System, das keiner weiteren Unterstützung von außen bedarf.

Compliance Management Systeme

Das Compliance-Management-System – CMS – umfasst sämtliche Maßnahmen, Strukturen, Prozesse und Regelwerke, die dazu dienen, ein regelkonformes Verhalten im Unternehmen herzustellen. Also ein regelwidriges Verhalten präventiv zu verhindern. Entscheidend ist, dass ein systematisches Compliance-System im Unternehmen existiert. Dabei müssen die einzelnen Compliance-Komponenten wie Zahnräder ineinandergreifen und ein in sich geschlossenes System bilden. Das Compliance-Management-System sollte als lebendiges Gebilde verstanden werden. Ein System, dass Strukturen schafft, überwacht und aktiv auf Veränderungen reagiert.

Maßgeblich ist, dass das CMS auf die Bedürfnisse des Unternehmens eingeht: Nicht überfrachtet, Wirtschaftlichkeit des Unternehmens gewährleistet und gleichzeitig die Grundlage für eine Sicherheit vor behördlicher Verfolgung schafft. Unsere Motivation ist stets effiziente, praxistaugliche Lösungen zu finden, um dem Mandanteninteresse gerecht zu werden.

Wir verfügen über die notwendige Erfahrung und Expertise, um dieser Motivation zu entsprechen.

Hinweisgebersystem

Rechtswidriges Fehlverhalten in Unternehmen und Behörden wird häufig erst durch Hinweise von Whistleblowern bekannt. Ein Hinweisgebersystem – sehr unterschiedlicher Qualität – gehört mittlerweile zum guten Ton in vielen Unternehmen. Es ist Teil der Sensorik, die Grundlage eines jeden Compliance Systems bildet. Betroffene Unternehmen haben mit einem solchen System die Chance, Straftaten frühzeitig zu erkennen, sie ggfs. abzuwenden oder zumindest wirtschaftliche Schäden weitgehend zu minimieren.

Die Ausgestaltung des Hinweisgebersystems ist facettenreich. Es reicht vom einfachen physischen Briefkasten (allerdings wenig sinnvoll), über anonyme Telefonhotlines bis hin zu ausgereiften anonymen elektronischen Lösungen (E-Mailsystem oder elektronisches Hinweisgebersystem) sodass ggf. sogar mit dem Hinweisgeber kommuniziert werden kann. Die Gewährleistung und der Schutz des Hinweisgebers spielen dabei – nicht erst seit Edward Snowden – eine besondere Rolle.

Denn nur wenn die Anonymität des Hinweisgebers garantiert ist, ist gewährleistet, dass jeder Hinweis – ohne zu zögern – weitergegeben wird. Ein Sicherheitsgefühl für den Hinweisgeber kann auch dadurch geschaffen werden, dass eine sog. Ombudsperson (ein externer Dritter – meist ein Rechtsanwalt) bestimmt wird. Hinweise können so in einem vertrauensvollen Umfeld weitergegeben werden.

Das Thema Hinweisgebersystem sowie Schutz des Hinweisgebers wird zukünftig stark an Bedeutung gewinnen. Bis zum Oktober 2021 sieht die Umsetzung der europäischen Hinweisgeberrichtlinie für bestimmte Unternehmen vor, ein internes Hinweisgebersystem einzurichten.

Wir helfen Ihnen dabei gerne. Sprechen Sie uns jetzt an!

Interne Untersuchungen

Sollte ein Regelverstoß im Unternehmen vermutet werden, liegt zunächst eine interne Aufarbeitung (sog. Interne Untersuchung) nahe, die etwaige Verstöße ohne Öffentlichkeit und Behördenbeteiligung prüft. Dabei hat das Thema Interne Untersuchungen gerade in den letzten Jahren – insbesondere im Rahmen der sog. Diesel-Affäre – enorm an Bedeutung gewonnen. Die methodische Aufbereitung des Sachverhaltes, stellt die Beteiligten im Unternehmen vor große Herausforderungen.

Dies hat auch der Gesetzgeber erkannt und versucht durch seine aktuelle Gesetzesinitiative (Referentenentwurf Verbandssanktionengesetz) einen Rahmen für die Internen Untersuchungen zu schaffen. Gleichzeitig wird die bereits gelebte Praxis kodifiziert und bestimmt, dass die Förderung des Ermittlungsverfahrens durch eine interne Untersuchung erheblich strafmildernd berücksichtigt wird.

Wir begleiten Unternehmen deshalb im Rahmen von Compliance-Untersuchungen, auch bei Internen Untersuchungen.

Compliance-Expertise

Methode

1

Die Analyse

Aufgrund des PARK.Standardmodells erfassen wir Ihre internationalen Unternehmensprozesse und bewerten die hinter ihnen stehenden Compliance-Risiken. Dabei verwenden wir unsere elektronischen Erfassungstools (PARK.umfrage). Sie erhalten einen Link und geben die abgefragten sehr einfach in unsere Maske ein. Wir kommen mit einer ersten Zwischenbewertung auf Sie zu und führen dann noch Interviews mit einigen Schlüsselmitarbeitern im Unternehmen. Die Analyse ist zumeist der aufwändigste Teil der Compliance-Arbeit. Wir machen ihn für Sie so leicht wie möglich.

2

Die Visualisierung (Live-Mapping)

Nach der Erfassung der Unternehmensprozesse können wir eine Compliance-Prozesslandkarte erstellen, die Ihr bestehendes Compliance-System abbildet. Das können wir dann mit dem auf Ihre Risikolage optimierte PARK.Standardmodell abgleichen und auf diese Weise sehr einfach Lücken oder Überregulierung aufdecken.

Die Prozesslandkarte kann dann bei Bedarf in ein Live-Mapping umgewandelt werden, das dem Compliance-Officer stets ein aktuelles Bild von der Umsetzung der Compliance-Maßnahmen in allen Tochtergesellschaften gibt.

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Die Optimierung

Anhand der Compliance-Prozesslandkarte werden in einem Workshop gemeinsam mit Ihnen die sinnvollen Optimierungen Ihres Compliance-Systems erarbeitet. Auf diese Weise können nicht nur Compliance-Risiken minimiert, sondern auch Redundanzen abgebaut werden. Das Ziel ist, dass Sie ein Compliance-System erhalten, das sich nahtlos in Ihre Abläufe einfügt und das Sie bei der wertschöpfenden Arbeit so wenig wie möglich bemerken.

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Anwendungshilfen

Wir stehen Ihnen auch bei der Umsetzung zur Seite, indem wir Ihnen helfen, die richtigen Compliance-Mechanismen für Sie zu bauen. Die Arbeit umfasst dabei mehr als das bloße Schreiben oder Überprüfen von Richtlinien (PARK.Richtliniengenerator). Wir unterstützen Sie beim strategischen Aufbau der Compliance-Organisation, auch international, und stellen Ihnen unsere PARK.Toolbox zur Verfügung, mit der Mitarbeiter einfache Geschäftsentscheidungen selbst prüfen können (etwa zu Geldwäscheverdachtsanzeigen oder der Beurteilung von Scheinselbständigkeit und Korruptionsrelevanz).

News

Hawala-Geschäfte sind zwar nicht immer, aber in vielen gelebten Konstellationen in Deutschland mangels BaFin-Erlaubnis verboten. Die Menschen, die Gelder insbesondere in Krisengebiete transferieren wollen, in denen das Bankensystem zusammengebrochen ist oder US-Embargos bestehen, verlieren das eingezahlte Geld, wenn die Ermittlungsbehörden nicht nur den Gewinn der Hawaladare einzieht. Und eine Einziehung wird in der Praxis zur Regel…

Bis zum 17.12.2021 muss die EU-Hinweisgeberschutzrichtlinie in nationales Recht umgesetzt sein. Die Richtlinie sieht für Organisationen schon ab 50 Arbeitnehmern ein mehrstufiges Meldesystem aus interner Meldung, externer Meldung und Offenlegung vor. Die Einführung eines professionellen Hinweisgeber-Systems wird daher für viele Unternehmen eine Notwendigkeit werden.

Neuer Gesetzesentwurf zur Verbesserung der strafrechtlichen Bekämpfung der Geldwäsche. Die vorgeschlagenen Änderungen hätten massive Auswirkungen auf Unternehmen. Sie müssten ihre Risikobewertungen anpassen und die verantwortlichen Mitarbeiter schulen, die neue Geldwäsche zu erkennen.

Unternehmen fragen sich: Welche Compliance-Maßnahmen sind eigentlich genug? Der Expertenrat Mittelstandscompliance e.V. widmet sich genau dieser Frage für mittelständische unternehmen. Die Universität Bielefeld erforscht für den Expertenrat gerade die Verbreitung von Compliance-Maßnahmen in mittelständischen Unternehmen. Bitte helfen Sie mit und beantworten die Fragen des Forschungsteams.

Nachdem der Bundesrat im Entwurf der Bundesregierung erheblichen Korrekturbedarf gesehen hat, tritt die Bundesregierung dieser Stellungnahme des Bundesrates in Ihrer am 21. Oktober beschlossenen Gegenäußerung entgegen (BT-Drs. 19/23568, Anlage 5, S. 151 ff.,).

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